Bottleneck

Intro

Vrijwel iedere kent de uitspraak: “Een keten is zo sterk als de zwakste schakel” en dat geldt net zo goed voor organisaties! Denk aan het aantal binnenkomende telefoontjes, te verzenden orders, ingeplande trainingen of te installeren machines. En deze zwakste schakel noemen we een bottleneck. Vrij vertaald vanuit het Engels is dit een flessenhals. De flessenhals heeft een smalle opening die het leegschenken vertraagd, wat symbool staat voor een kritiek punt in een proces die het gehele proces vertraagd.

Hoe herken je een bottleneck?

Soms is dit heel eenvoudig, doordat er op bepaalde afdelingen veel sprake is van ziekte of verloop. Maar in de meeste gevallen is dit een stuk lastiger op te sporen. Het is daarom aan te raden om de processen visueel te maken. Na het visualiseren kun je het onderstaande stappenplan hanteren om telkens te verbeteren.

1. Identificeer de bottleneck
2. Benut deze op de best mogelijke manier
3. Maak de rest van de processtappen ondergeschikt aan de bottleneck
4. Hef de bottleneck op
5. Begin weer bij stap 1. (Er is ALTIJD een bottleneck aanwezig)

Zoals al duidelijk wordt uit het stappenplan is er altijd een bottleneck aanwezig die weer de nieuwe uitdaging vormt. Je kan veel meer uit je organisatie halen als je slimmer en efficiënter te werk gaat. Zo houd meer tijd, budget en energie over om met elkaar resultaat te behalen!

Voor wie is dit toepasbaar?

Een bottleneck doet wellicht het meest denken aan een productieomgeving, waarbij een machine wacht op de input en zonder input zal moeten wachten. Maar het is net zo goed toepasbaar op andere typen organisaties. Door inzicht te krijgen in de processen kun je beter richting geven aan je organisatie en sturen op resultaat én een hoger rendement.

Om je alvast op weg te helpen hebben we vijf veel voorkomende bottlenecks genoemd. Dit zijn factoren die de groei en rendement beperken en waarvan het dus lonend is om ze op te heffen!

1. Systemen en processen ontbreken of zijn niet optimaal ingericht.
2. Beperkt inzicht uit data
3. Er zijn geen duidelijke doelen gedefinieerd
4. Niet de juiste mensen aan boord
5. Gebrek aan kennis en vaardigheden

Kun je niet wachten om te beginnen?

Een gebruiksvriendelijke tool waar we zelf dol op zijn is Miro. Met een handige template genaamd ‘Value Stream Mapping’, kun je eenvoudig processen in beeld brengen. Dit geeft veel inzicht in hoe de organisatie werkt, waardoor je er ook wat aan kunt doen!

Ok next, en dan?

Het optimaliseren begint met inzicht. Niet alleen in processen, maar ook KPI’s die zijn gesteld. Dit doe je in vorm van rapportages of business intelligence. Zodat je weet hoe het ervoor staat en je grip houdt op jouw organisatie.

Wanneer je inzicht hebt in hoe het proces loopt, kun je actie ondernemen en verbeteringen realiseren. Dit is niet in alle gevallen letterlijk een persoon of machine. Het kan ook gebrek aan vaardigheden zijn of dat er niet voldoende gebruik wordt gemaakt van inzichten uit data.

Een andere veelvoorkomende bottleneck is het handmatig verrichten van repeterend werk. Dit is een uitgelezen kans om te automatiseren! Hierbij moet je denken aan het opzetten van een koppeling die repetitief werk overbodig maakt. Dit is uiteraard maar één voorbeeld van een bottleneck. En je zoals je hierboven al kunt lezen zijn er veel verschillende bottlenecks én zal er altijd een overblijven waar je weer aan kunt werken.

Door Jens Oude Rengerink | 28 april 2022